martes, 30 de octubre de 2018

... Y la Herramienta

"El mal trabajador le hecha la culpa a la herramienta."
Dicho popular



GTD es una metodología (proceso sistemático) que busca la "máxima productividad personal sin estrés", para lo que se vale de una serie de cuestionarios que se van contestando durante las diferentes fases que propone el método, cuya principal característica es separar el proceso de pensar sobre que hacer con las cosas y hacer las tareas para hacer desaparecer las pendientes. Fruto de estas fases se genera una serie de listas de tareas que el autor David Allen llama Mente Extendida y que son en ultimas las que liberan al cerebro de la sensación de estrés.

Al inicio de la década del 2000 el autor del método diseño esta Mente Extendida usando lápiz y papel y desde ese tiempo hasta hoy son cientos los programas que se proclaman diseñados para GTD.

Pero aquí varias precisiones:

El conjunto de listas de GTD todavía se puede llevar en papel, yo intente con cuadernos normales, cuadernos argollados de hojas intercambiables y tarjetas de cartulina.

Las listas se pueden implementar de manera electrónica en un archivo de texto plano, un procesador de palabras, una hoja de calculo, un programa de mapas mentales, un programa de toma de notas (Evernote, OneNote, Keep entre otros), en un gestor de tareas (Toodledo, Wunderlist, Todoist, por ejemplo) o un programa de listas de tareas como los que tienen los correos de Gmail y Outlook. David Allen declara la metodología GTD neutral a la herramienta que se quiera usar. Lo que sugieren los usuarios expertos es iniciar con la herramienta actual que se use para gestionar sus tareas y modificar su uso incorporando los conceptos de GTD y así disminuir el tiempo de la curva de aprendizaje.

Es falso que varios de los programas citados en el párrafo anterior sean herramientas diseñadas para GTD, la mayoría tiene una Bandeja de Entrada, usan  Etiquetas (que algunos llaman Contextos) y carpetas, pero como se dijo al principio de esta entrada GTD es un proceso que busca la implantación de mejores practicas, algunos comportamientos ya los tenemos pero debemos cambiar el orden en que los hacemos para poder tener éxito, y eso sólo se controla obligando al usuario a hacer las cosas de un modo especial, lo que si hacen programas como FacileThings y Zendone (existen otros pero estos los he probado en los últimos tiempos).

En todos los programas tendrá dificultad para implementar alguna funcionalidad para usar plenamente GTD, por favor no cambie de inmediato de programa, pues estoy seguro que encontrara otras dificultades o incluso las mismas en la nueva alternativa. No dude en modificar la forma de usar las opciones del programa actual antes de pasarse a otro. Yo he tenido dificultad con los subproyectos, montar los Niveles de Perspectiva y con la incorporación de hábitos.

Photo by Aaron Burden on Unsplash

lunes, 26 de febrero de 2018

... Hábitos Transformadores

Si quieres usar GTD debes aprender a modificar tus actuales hábitos...





(Compartido sin ningún interés comercial, todos los derechos pertenecen a sus dueños quienes están mencionados en el vídeo)

martes, 16 de enero de 2018

..."Anímate, puede que nunca suceda"



Hay tantas entradas sobre GTD en los blogs que generalmente terminan siendo muy simplistas, pues en realidad lo que se debe aprender para usar GTD es poco, pero mirando el Twitter de David Allen encontré un enlace a un artículo en ingles bastante ilustrativo de lo fundamental que se debe buscar al usar este método, este es el enlace al original: “Cheer up, it might never happen”

Este es el articulo traducido al español usando el traductor de Google:

A medida que el frío, el clima húmedo y los cielos grises descienden en las Islas Británicas, salen los ceños fruncidos. Una respuesta particularmente atrevida al encuentro de un extraño de rostro adusto es la curiosa broma británica: "Anímate, puede que nunca suceda". Obviamente, hay situaciones en las que esto puede ser contraproducente, como en un cortejo fúnebre, pero a menudo puede atrapar el Oyente desprevenido con la apariencia de poderes psíquicos. Es decir, el bromista sabe que te preocupabas por un evento futuro sobre el cual no tienes control.
A veces, la conciencia por sí sola puede ser (al menos momentáneamente) curativa. La frase a menudo provoca una sonrisa de reconocimiento compartido. Pero me pregunto: ¿es realmente posible simplemente "animarse"? Para mí, a menudo toma un poco más que una buena broma. Parece que no estoy solo. En el año fiscal anterior, el Ejecutivo de Salud y Seguridad del Reino Unido estima que se perdieron 11,7 millones de días debido al estrés, la ansiedad y la depresión relacionados con el trabajo . Si bien cada una de estas condiciones son trastornos psicológicos complejos, en general se acepta que preocuparse es un componente común importante de todos ellos.
Para mí, una de las maneras más eficaces que he encontrado para conseguir que mi mente este libre de preocupaciones es hacer un uso completo de la metodología GTD ® (Getting Things Done®) para exteriorizar mis preocupaciones. Me ha ayudado en particular con obsesionarse con las posibilidades infinitas. Si su propia mente alguna vez le ha dado vueltas y vueltas pensando en lo que podría pasar, es posible que desee seguir leyendo.
Usted ve, cada vez que le doy a mi mente un resultado claro, de manera útil comienza a pensar en los pasos de aquí para allá. Sin embargo, cuando lo presento con un resultado incierto, especialmente uno en el que tengo un gran interés en que vaya de una manera particular, comienza a desbordar un sinfín de "qué pasaría si" con carga emocional. Son estos 'qué pasaría si' lo que me impide estar presente con 'lo que es'. Y entonces, comienzo a consumir grandes cantidades de energía mental tratando de detectar cualquier eventualidad. Mientras tanto, para los que me rodean me veo distraído, espaciado, y probablemente estoy usando un ceño fruncido.
Volviendo a los principios de la metodología GTD, hay tres lugares en los que los resultados de mis preocupaciones anteriores, una vez aclarados, terminan. Primero, identifico mi propio resultado deseado (incluso si no está 100% bajo mi control), y lo registro como un Resultado Esperado (Proyecto), a continuación, identifico el próximo paso y lo marco en mi sistema de listas como una Próxima Acción, finalmente, con todos los "y si ..." en juego, los registro en el  área de Soporte de Proyectos de mi sistema. Quitarme estas posibilidades de la cabeza me permite evaluar cuáles son las más probables y qué podría hacer si sucediera cada una, de una manera racional, en lugar de reactiva.
Por ejemplo, con una entrevista de trabajo, puedo fijar mi punto de mira en la definición del proyecto de 'Trabajo ideal seguro'. Inmediatamente, mi atención se centra no solo en esta entrevista, sino en encontrar el trabajo adecuado para mí. Luego puedo ver las opciones de contingencia en caso de que no me vaya bien en esta entrevista, y registrar esos pensamientos como apoyo del proyecto. Mi próxima acción puede ser prepararme para esta única entrevista de trabajo, pero mi objetivo -y mis posibles pasos en relación con ese objetivo- ahora son más acerca de oportunidades y opciones que la posible desilusión y desesperación.
Cuando estoy tratando de rastrear todos los 'qué pasaría si' en mi cabeza, creo un estrés innecesario, tanto el miedo a no lograr mi resultado como el miedo a perder algo en el camino. La mente es una secretaria terrible, pero parece ser especialmente falsa cuando el tema que intenta rastrear tiene una carga emocional.
Puede que no suceda. O puede. Pero en mi experiencia, la oportunidad llama mucho más a menudo que una vez, especialmente para aquellos que tienen un resultado claro definido, y ven opciones en lugar de problemas en el camino. Obtenga estos resultados y opciones externalizados en un sistema de confianza, para que su cerebro pueda 'retirarse' del constante deber 'qué pasaría' que llamamos preocupante.
Es fácil ser positivo cuando solo suceden cosas positivas. Ser capaz de encontrar auténtica alegría en medio de la incertidumbre toma un claro enfoque en una dirección positiva, la capacidad de recuperación de los golpes, y un sistema de confianza para mantenerte presente y bien orientado a lo largo del camino mantienen a gusto a tu cerebro.

Nota: 
(1) El enlace al articulo en ingles se publica completamente gratis y los derechos de propiedad pertenecen a su autor quien es citado dentro del texto.
(2) Imagen tomada de Internet sin ningún fin comercial, los derechos de propiedad pertenecen a sus autores, tomada del enlace: http://www.codigosanluis.com/wp-content/uploads/2017/09/entrevista-de-trabajo-en-londres-1024x683.jpg

sábado, 13 de enero de 2018

... Y Ejecutar



Esta es la última de las 5 fases para Ganar Control de la metodología GTD de David Allen pero es fundamental hacerlo para ver cambios en nuestra vida, recuerde esta metodología propone liberarlo del estrés pero requiere que usted se apegue a un plan de trabajo que ya definió en las 4 fases anteriores; la tranquilidad que gano al Aclarar y Organizar la mantendrá permanentemente sólo si se apega a tomar su calendario y sus listas de tareas por contextos y se dedica a vaciarlas. 

¡Hoy cambie su agenda por el calendario y sus listas de tareas de GTD!, ¿Qué compromisos tiene vencidos que puede poner al día?, ¿Cuáles vencen en los próximos días y de los que puede adelantar tareas?, en que contexto se encuentra... ¿Qué lugar, persona o utensilio tiene a mano en este momento?.

¡Es hora de Ejecutar!


Imagen tomada del Internet, todos los derechos le pertenecen a su propietario, se usa sin ningún fin comercial.